آراستگی و پاکیزگی از اساس ترین ارکان نظام زندگی انسانهاست که با رعایت آن می توان به بهره وری بالاتر در هر زمینه زندگی شخصی یا کاری دست یافت .

امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط کار(s 5) می توان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد، تمیز و شایسته دست یافت.


معرفی s5

s5 چیست؟

فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان استفاده می شود. که این نظام اولین بار در کشور ژاپن پس از جنگ جهانی دوم انجام شد.

هر s بیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی محیط کار است .

مفهوم s5 :

ارتقاء کیفیت کار و در نتیجه بهره وری بالای نیروی انسانی است.

هدف s5:

 - ایجاد نشاط در محیط کار

 - تشویق پرسنل جهت انجام کار دسته جمعی

 - درک افراد از اجرای پروژه.

 -ایجاد انگیزه در کارکنان جهت نگهداری

هدف نهائی s5:

حفظ لوازم و تجهیزات پیشگیری از اتلاف و بهسازی فرآیندهای سازمانی و برقراری ارتباطی منطقی و سالم بین انسان ابزار و کار است.

مراحل s5   را در ادامه مطلب مطالعه فرمایید.

خاستگاه ۵S را می توان در اصل کشور ژاپن دانست پس از جنگ جهانی دوم ژاپنی ها به این نتیجه رسیدند که باید جهان و پدیده های مدیریتی و صنعتی را برای جبران خسارت های ناشی از جنگ شناخته و به کار گیرند.
پس از بازدید برخی از دانشمندان ژاپنی از صنایع تولیدی در کشورهای آمریکایی و اروپایی آنها با پدیده ای با نام خانه داری صنعتی آشنا شدند. این پدیده که معیارهایی همچون نظافت، بهداشت، نظم و ترتیب، جلوگیری از حوادث ناگوار، جلوگیری از انباشت ضایعات در محیط و... بود بیشتر در کارخانه هایی که خطرزا بودند و رعایت نکردن این مسائل موجب خسارات مالی و جانی فراوانی می شد رعایت می گردید.
ژاپنی ها با مشاهده این معیارها و پدیده خانه داری صنعتی به نقش مهم آن در حفظ ایمنی و بهداشت محصول پی برده و تصمیم به پیاده سازی آن در صنایع تولیدی و کارگاهی خود گرفتند اما با توجه به جهانی بودن این قوانین سعی در بومی سازی آن نمودند و به اصل ۵S دست یافتند و با توجه به این که این ۵ اصل در زبان ژاپنی با حرف S شروع می شود آن را «گواس» و یا اصطلاحاً ۵S نامیدند.
● نظام ۵S
نظام ۵S را می توان به طور خلاصه به صورت زیر بیان کرد:
۱) Seiri= سازماندهی
۲) Seiton = مرتب سازی
۳) Seiso = تمیز و پاکیزه نگاه داشتن
۴) Seiketsu= استانداردسازی
۵) Shitsuke= فرهنگ سازی
● سازماندهی
سازماندهی به معنای نظم دادن به همه اجزای سازمان در جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده تعریف می شود. به عنوان نمونه ای از سازماندهی می توان به جداسازی و دور ریختن اقلام غیرلازم در محیط اشاره کرد.
ما معمولاً در محیط کار و خانه چیزهای غیرقابل استفاده فراوانی را نگهداری می کنیم که ممکن است برای روز مبادا به کار بیاید اما هیچ گاه به این موضوع اندیشیده اید که این روز مبادا کی قرار است بیاید به علاوه آیا پس از فرارسیدن روز مبادا با توجه به نابسامانی محیط کار و خانه می توان آن وسیله موردنظر را یافت
پس به اطراف خود نگاه کنید و برای اجرای نخستین S اقلام غیرقابل استفاده و آنهایی که هیچ مصرفی ندارند مانند یادداشت های قدیمی ، لوازم التحریر مستعمل، ابزارهای شکسته، قطعات به درد نخور و... را دور بریزید. به علاوه اگر در محیط کار و منزل شما لوازمی وجود دارد که مورد استفاده شما واقع نمی شود اما ممکن است که دوستان و همکارانتان و یا آشنایان شما به آن احتیاج داشته باشند بی درنگ این پیشنهاد را به آنها بدهید که حاضرید این لوازم را در اختیار آنها قراردهید. بدین ترتیب شما نخستین گام را برداشته و آماده اجرای گام های بعدی هستید.
● مرتب سازی
نظم و ترتیب به معنای قرار دادن اشیا در مکان های مناسب و مرتب است به نحوی که از آنها بتوان به بهترین وجه استفاده کرد. مرتب سازی راهی است برای یافتن اشیا بدون جست وجوهای غیرضروری. برای نیل به این هدف باید اشیا را با توجه به میزان کاربردشان دسته بندی کرد که این دسته بندی به قرار زیر است:
۱) اشیایی را که اکنون استفاده نمی کنیم ولی بعداً مورد استفاده قرار می گیرند را در جایی مشخص اما دور از دسترس قرار دهیم.
۲) اشیایی که گهگاه مورد استفاده واقع می شوند را در جایی مشخص و عنوان دار قرار دهیم.
۳) اشیایی را که مرتباً مورد استفاده قرار می دهیم را در نزدیک ترین قسمت محل کارمان قرار دهیم و یا با خود حمل کنیم.
● پاکیزه سازی
در نظام ۵S پاکیزه سازی به معنای دور ریختن زواید و نیز پاکیزه نگاه داشتن اشیا از آلودگی ها و مواد خارجی است. بسیاری از لوازم و تجهیزات باید پاکیزه و عاری از هرگونه آلودگی باشند.
برخلاف تفکر برخی از افراد که نظافت را تنها وظیفه نظافت چی سازمان دانسته و از ریخت و پاش هیچ ابایی ندارند و همواره منتظر حضور نظافت چی برای انجام این امور هستند و حتی برخی از کارگران که تمیز کردن را کار مبتدیان و بی تجربه ها دانسته و از آن سر باز می زنند باید عنوان کرد که معمولاً متخصصین، نظافت ابزار کار خود را خود انجام می دهند و هیچ گاه این وظیفه را به شخص دیگری واگذار نمی کنند.
● استانداردسازی
این گام از ۵S عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی، سازماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی، تأکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت سازمان است تا با تهیه استانداردهای مقرراتی محیط کار را کنترل کند و به حالت استاندارد درآورد. از این گام به بعد مرحله خانه داری، خانه داری صنعتی است تا به نحوی همه نتایج خوب استانداردسازی را حفظ کنیم.
● انضباط
این گام از ۵S عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی برای انجام وظایف خاص. نکته مهم در این اصل ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این بخش از ۵S رابطه ای پیوسته با آموزش کارکنان دارد تا بتوان عادات خوب را در آنها نهادینه کرد و از عادات بد دور داشت. به علاوه این عادات در اثر تمرین و ممارست به صورت یک کلمه نیکو در نهاد افراد باقی خواهد ماند.
● روش های اثر ۵S
۵S از دو طریق متفاوت باعث بهبود کیفیت و ارتقای بهره وری می شود.
۱) روش مستقیم:
این روش که از اجرای اصول کلی ۵S ناشی می شود موجب می شود که همه چیز مرتب، منظم و قانونمند و کارها ایمن تر و راحت تر شود و در نهایت بهره وری و کیفیت ارتقا یابد.
۲) روش غیرمستقیم:
مشکلات در محیطی منظم و مرتب به راحتی قابل شناخت و در نتیجه قابل رفع هستند که در این حالت زمینه اجرای ابزارهای بهبود مستمر آماده می شود.
● نتایج ۵S
از نتایجی که با استفاده از روش ۵S به دست می آید می توان به پیشگیری از حوادث ، کاهش وقفه کاری، کنترل عملیات تولید و افزایش بهره وری در محیط کار اشاره کرد. علیرغم این که سیستم ۵S ظاهراً بسیار ساده و قابل فهم است و انجام آن نیز ساده به نظر می آید اما سازمان ها برای اجرای آن با مشکلات فراوان روبه رو هستند که این مشکلات اکثراً به دلیل ناآگاهی مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و مأموریت های ۵S به صورت کامل است.